home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ CD ROM Paradise Collection 4 / CD ROM Paradise Collection 4 1995 Nov.iso / business / sam512.zip / SAMUSER.DOC < prev    next >
Text File  |  1995-01-11  |  17KB  |  391 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.           **********************************************************
  8.           *                                                        *
  9.           *                                                        *
  10.           *                      S  A  M                           *
  11.           *                                                        *
  12.           *                                                        *
  13.           *                                                        *
  14.           *           S C H E D U L E                              *
  15.           *                                                        *
  16.           *                 a n d                                  *
  17.           *                                                        *
  18.           *                       A P P O I N T M E N T            *
  19.           *                                                        *
  20.           *                               M A K E R                *
  21.           *                                                        *
  22.           *                                                        *
  23.           *               Abbreviated User Manual                  *
  24.           *                                                        *
  25.           *                  Shareware version                     *
  26.           *                                                        *
  27.           *                                                        *
  28.           *                                                        *
  29.           *                                                        *
  30.           *              ArkanSoftware Publishing                  *
  31.           *                   1585 Thornhill                       *
  32.           *               Fayetteville, AR 72703                   *
  33.           *                   501/444-7443                         *
  34.           *                                                        *
  35.           *                                                        *
  36.           *                                                        *
  37.           *                                                        *
  38.           *                                                        *
  39.           *                                                        *
  40.           *                                                        *
  41.           *                                                        *
  42.           **********************************************************
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.                                About This Guide
  48.                      
  49.           SAM is an organizing, scheduling, and marketing assistant 
  50.           for professional offices, clinics, and service agencies. 
  51.           SAM looks and works much like the familiar office
  52.           appointment book and client folders. What you see on the
  53.           screen will be similar to what you would write in the
  54.           appointment book or in a file. The term "Provider" is used
  55.           throughout this manual as a generic reference to the service
  56.           provider who is being scheduled. "Client" refers to the 
  57.           person who is being given an appointment with a Provider.
  58.                      
  59.           This manual discusses the installation of SAM, getting
  60.           started and using SAM with the sample data files, setting up
  61.           the configuration file, setting up the maintenance files, and
  62.           using SAM. It is intended to be used in conjunction with the
  63.           extensive Help screens available throughout the program by
  64.           pressing F1.
  65.  
  66.           User Manual Copyright 1995 by ArkanSoftware Publishing.
  67.           All Rights reserved.
  68.                      
  69.           Schedule and Appointment Maker (SAM) Copyright 1987-1995
  70.           Digital Hearing Systems Corporation. All Rights reserved.
  71.                      
  72.           "Schedule and Appointment Maker" and "SAM" are trademarks of
  73.           Digital Hearing Systems Corporation.
  74.  
  75.  
  76.  
  77.  
  78.                                  INSTALLATION
  79.                      
  80.           SAM (tm) requires an IBM PC compatible computer with at least
  81.           a 286 processor and a hard disk. To install the program, 
  82.           put the SAM Install disk into your A: (or B:) disk drive and 
  83.           type:
  84.                       
  85.                C:\>A:<Enter>
  86.                A:\>INSTALL<Enter>
  87.                       
  88.           Install asks you for specific information and then creates a 
  89.           subdirectory on your hard disk and copies the necessary programs 
  90.           and files into that subdirectory. You'll need about 800K of 
  91.           available disk space. The CONFIG.SYS file is a special DOS file. 
  92.           There should be minimum recommended entries of FILES=25 and 
  93.           BUFFERS=15 in this file. The use of a disk cache such as
  94.           DOS/Windows SmartDrive will noticeably speed up parts of SAM.
  95.           We strongly recommend that the "delayed write" option be turned
  96.           OFF.
  97.  
  98.           If you are operating SAM under Windows, there are two files 
  99.           included to assist you - SAM.ICO and SAM.PIF. Open the group 
  100.           where you want the SAM icon installed. Then open the Program 
  101.           Manager and under File, click on New Program Item. Under 
  102.           Properties Description, enter "SAM", under Command enter 
  103.           "SAM.COM", and under Working Directory enter "\SAM". Click 
  104.           on Change Icon and, for Filename, enter "\SAM\SAM.ICO".
  105.                      
  106.           The SAM disk is not copy protected so you may make backups for 
  107.           safekeeping or to share with others (except SAM-Plus and SAM-Net).
  108.           See the section of the READ.ME file regarding shareware and
  109.           registration. Initially you will see an "Unregistered" display
  110.           at several places in the program. When you enter the registration
  111.           number supplied by ArkanSoftware publishing, these displays and
  112.           the questions about printing various documents will no longer
  113.           appear. If the phone number or name of the registered user
  114.           changes, the "Unregistered" display will reappear until you
  115.           update your registration.
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.                            USING SAM THE FIRST TIME
  122.                      
  123.           RUNNING SAM 
  124.           
  125.           Menus are used throughout SAM to choose what you wish to do. 
  126.           Selections are made either by pressing the first letter of your 
  127.           choice OR by using the "arrow" keys to move a dark bar (called 
  128.           the "command bar") to your choice and then press <Enter>. You may 
  129.           see a sub-menu drop down to display more choices. Again, use 
  130.           arrow keys or the first letter to select a choice. Look at the 
  131.           bottom "prompt" line to see which keys you may use for any menu. 
  132.           In this manual, specific menu choices will be designated as 
  133.           "Quit:Lock" which refers to the "Quit" sub-menu and the "Lock" 
  134.           choice in that menu.
  135.  
  136.           The <F1> key is used to call up the electronic "Help" screen to 
  137.           show you important keys and explain how functions are used in the 
  138.           section of the program that you are currently accessing.
  139.  
  140.           The <Esc>, or "Escape", key is very important. <Esc> is the usual 
  141.           way to get back to a previous menu or screen. If needed, it will 
  142.           almost always stop whatever is going on. In order to prevent 
  143.           accidental loss of data, sometimes you may be asked if you really 
  144.           meant what you asked for. Remember that pressing <Esc> enough 
  145.           times will get you back to the main menu.
  146.  
  147.           Boxes will appear as necessary to give you important messages or 
  148.           ask for key information. The Prompt line will also guide you.
  149.  
  150.           STARTUP
  151.           
  152.           Starting SAM is easy by using the following commands:
  153.                      
  154.                C:>CD \SAM
  155.                C:>SAM
  156.                      
  157.           Sample data for evaluating and learning SAM is available by 
  158.           starting SAM with the following command:        
  159.           
  160.                C:>SAM /S
  161.                      
  162.           The sample data starts at the date 08/08/88.  Using the sample 
  163.           data will NOT affect your regular data files.
  164.  
  165.           On the opening screen a small window will appear asking for the
  166.           operator's initials. These are included in each appointment
  167.           along with the date and time for accountability.
  168.  
  169.  
  170.           
  171.           
  172.           SETUP
  173.                      
  174.           The first time SAM is started, it should be customized for
  175.           your computer and office. This is done using "Special:Configu-
  176.           ration". Press F1 for details when the screen appears. VERY 
  177.           IMPORTANT - Providers, Services and Calendars MUST be entered 
  178.           using the "Special:Maintenance" before you can run the Schedule 
  179.           part of SAM and make any appointments. Information that you set 
  180.           up becomes a part of each appointment. 
  181.  
  182.  
  183.  
  184.                               USING MAINTENANCE
  185.                      
  186.           "Maintenance" is started from the "Special" menu in SAM. In order 
  187.           to properly keep track of appointments and schedules, SAM needs 
  188.           certain information about your office staff, services, and 
  189.           schedules. This part of the program is used to set up and modify 
  190.           the files which hold the lists of Providers, Services, and 
  191.           Calendars.
  192.  
  193.           Use <F1> to see the active keys and the specific details about 
  194.           each kind of information under its file name and menu choice.
  195.                      
  196.  
  197.           CALENDARS
  198.                                           
  199.           Prior to making appointments for a month, it is necessary to 
  200.           set up a Calendar for each Provider. This simply indicates, 
  201.           for each day, the desired work time pattern as defined in the 
  202.           Provider's record. This is similar to marking an appointment 
  203.           book so you know when the Provider is going to be in the office. 
  204.           NOTE: A Provider's record must exist BEFORE Calendars can be
  205.           created. See PROVIDERS.
  206.  
  207.           PROVIDERS
  208.                                              
  209.           Each Provider must have a record set up to identify them and 
  210.           their work schedule. They will appear on SAM's screens in the 
  211.           order of their assigned "code". Up to 6 Providers can be 
  212.           entered. 
  213.                      
  214.           Four characters are available for each provider code. One
  215.           possibility is to use the first two for the provider's specialty 
  216.           (if appropriate for your office) and the last two for the 
  217.           provider's initials. Give it some thought before starting.
  218.  
  219.                      
  220.  
  221.  
  222.           Up to 5 work-time "patterns" may be created for each provider
  223.           in order to handle schedules that vary on different days. These 
  224.           work time patterns will be assigned a number and then used to 
  225.           make up monthly Calendars. Try to plan the patterns so that the 
  226.           most common ones (like 9 to 5) have the lowest numbers and the 
  227.           unique ones use the higher numbers. You may wish to enter full- 
  228.           time staff first, then part-time. By standardizing as much as 
  229.           possible it will be easier for you to use the pattern numbers 
  230.           later. You may enter one or two starting & ending time pairs per 
  231.           pattern to allow for lunch breaks or irregular work hours.
  232.  
  233.           SERVICES
  234.                                            
  235.           Each service that your office provides will be identified by   
  236.           an abbreviated "code" (you may be able to use the same ones 
  237.           you use now), a description used for printing, and a standard 
  238.           length of time to allow in the schedule. When making an 
  239.           appointment, you will select a service to appear with it and 
  240.           either accept the standard length or enter a special one. SAM 
  241.           checks that the requested service length will fit in the time 
  242.           available.
  243.  
  244.  
  245.                                  CLIENT FOLDERS
  246.                                                    
  247.                                                    
  248.           Client information is kept in electronic "folders".  Folders 
  249.           are filed by last name then first name. Each folder has three 
  250.           "pages" which hold the following information:
  251.           Biographical and contact information: address, phone numbers, 
  252.                diagnoses, etc.
  253.           Dates: chronology of significant dates.
  254.           Notes: any other miscellaneous information.
  255.                      
  256.  
  257.  
  258.                                  APPOINTMENTS
  259.                      
  260.           This is the heart of SAM where appointments are processed. 
  261.           Select "Appts:Schedule" and the first screen that appears is 
  262.           the "Detail" screen which looks much like a paper appointment 
  263.           book.
  264.  
  265.           Top section:  Shows the Provider, day, and Client with whom
  266.           you are currently working.  Bottom "prompt" line shows the
  267.           active keys.
  268.  
  269.                      
  270.  
  271.  
  272.  
  273.           Left part of screen: The "appointment book".  The specific
  274.           times which appear on the left will depend on the particular 
  275.           appointments that have been made, as well as the starting
  276.           time and minimum interval for open slots which were entered
  277.           in Configuration. The vertical white bar which appears just
  278.           to the right of the times indicates the scheduled office
  279.           hours for the current Provider on the displayed day. 
  280.           To the right of the Client's name will be other information 
  281.           relating to the appointment.
  282.  
  283.           You may press the <F2> key for an "overview" of the current 
  284.           Provider's schedule. This can be helpful when looking for an 
  285.           opening or to coordinate different Providers. You can use the 
  286.           keys shown on the bottom line to change the current Provider and 
  287.           date. Whichever day you select in this display is the one whose 
  288.           Detail Screen you will return to when you press <Enter>.
  289.  
  290.                            SUGGESTIONS AND NOTES
  291.                      
  292.           Scheduling ideas:
  293.           - You can treat special rooms, equipment, or other resources as 
  294.           a Provider with a code and schedule of their own.
  295.                      
  296.           - A client can be scheduled with more than one Provider at the 
  297.           same time.  SAM will point out potential conflicts to prevent 
  298.           unintentional double scheduling.
  299.                      
  300.           - If a Provider wishes to reserve separate time periods for 
  301.           certain types of services, make up several Provider records using 
  302.           the same initials in the first part of the code but using the 
  303.           last one or two letters of the code to indicate the differences.  
  304.           Then make appropriate Calendars for each one to schedule 
  305.           appointments.
  306.                        
  307.           - All files are dBASEIII compatible so they can be read by and 
  308.           linked to other compatible applications.  The "Export" menu 
  309.           option allows you to create a copy of the current appointment 
  310.           file in your choice of ASCII or dBASE formats.
  311.                      
  312.           Technical support hours are 9-5 Central Time.
  313.  
  314.  
  315.  
  316.  
  317.  
  318.                          THIS IS A SHAREWARE PROGRAM
  319.  
  320.           You are encouraged to copy the SAM diskette and share it freely
  321.           with others.  You have the luxury of trying out the program at
  322.           your own pace and in the comfort of your own home or workplace.  
  323.           This is not a "demo", but an actual working version of the 
  324.           program.
  325.  
  326.           After you have used SAM for a maximum 30 day evaluation period 
  327.           you must either discontinue use of the program or register your 
  328.           copy with ArkanSoftware Publishing. Warranty only applies to 
  329.           registered users.
  330.  
  331.           This program is produced by a member of the Association of 
  332.           Shareware Professionals (ASP). ASP wants to make sure that the 
  333.           shareware principle works for you. If you are unable to resolve a 
  334.           shareware-related problem with an ASP member by contacting the 
  335.           member directly, ASP may be able to help. The ASP Ombudsman can 
  336.           help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but 
  337.           does not provide technical support for members' products. Please 
  338.           write to the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI 49442 
  339.           or send a CompuServe message via CompuServe Mail to ASP Ombudsman 
  340.           70007,3536.
  341.  
  342.           (Release 5.1.1)
  343.  
  344.  
  345.  
  346.  
  347.  
  348.  
  349.  
  350.  
  351.  
  352.  
  353.  
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358.  
  359.  
  360.  
  361.  
  362.  
  363.  
  364.  
  365.  
  366.  
  367.  
  368.  
  369.  
  370.  
  371.  
  372.  
  373.  
  374.  
  375.  
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.  
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.                              SAM User Manual  Page 23
  390.  
  391.